Ratgeber für Auswahl und Vergleich
Eventplanung für Firmen in München und Augsburg: die richtige Agentur finden
Sieben Kriterien, sechs Fragen fürs Erstgespräch und die Faktoren, die den Aufwand treiben. Wer das vorher durchgeht, vergleicht Angebote, statt sie nebeneinanderzulegen. Weitere Auswahlhilfen stehen im Ratgeber.
Wofür eine Agentur überhaupt gut ist
Eine Eventagentur nimmt euch zwei Dinge ab: die Suche nach den passenden Anbietern und die Abstimmung untereinander. Der zweite Teil ist der aufwendigere. Fünf Kategorien einzeln zu buchen ist machbar, fünf Kategorien am Eventtag im Halbstundentakt zu übergeben ist ein eigener Job.
Was das für ein konkretes Fest bedeutet, steht bei uns unter Event planen: Anlass, Personenzahl und Wunschtermin genügen; was in der Frist hereinkommt, die ihr setzt, liegt danach nebeneinander im Kundenbereich. Wer wir sind, steht unter Über uns, Beispiele für fertige Abläufe unter Beispiel-Konzepte.
Unterhalb einer gewissen Größe lohnt sich der Umweg über eine Agentur kaum. Für ein Abteilungsessen mit fünfzehn Leuten reicht ein Anruf beim Wirt. Ab dem Punkt, an dem Location, Essen, Technik und Programm zusammenkommen und voneinander abhängen, ändert sich das.
Sieben Kriterien, an denen sich Agenturen unterscheiden
Alle sieben lassen sich im ersten Gespräch klären. Wer bei drei davon ausweicht, wird es später wieder tun.
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1. Schwerpunkt oder Bauchladen
Fragt, welche Anlässe am häufigsten über den Tisch gehen. Eine Agentur, die Hochzeit, Kongress und Betriebsfest gleich gut kann, sollte erklären können, wie das organisatorisch zusammengeht.
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2. Die Partner
Kann jemand sagen, mit welchen Anbietern regelmäßig gearbeitet wird und seit wann. Namen sind aus guten Gründen nicht immer öffentlich, die Antwort darauf gibt es aber im Gespräch.
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3. Reaktionszeit
Wie lange dauert die erste inhaltliche Antwort. Wer für ein Erstangebot fünf Tage braucht, wird am Eventtag nicht schneller. Bei uns setzt ihr die Frist selbst, und ihr seht, was in dieser Zeit hereingekommen ist.
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4. Aufgeschlüsseltes Angebot
Ein Pauschalpaket ohne einzelne Posten lässt sich nicht vergleichen und nicht kürzen. Ihr braucht eine Aufstellung, aus der ihr einzelne Bausteine streichen könnt.
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5. Eine Person von Anfang bis Ende
Wechselt der Ansprechpartner von der Anfrage zur Planung zum Eventtag, geht bei jeder Übergabe etwas verloren. Fragt konkret, wer am Eventtag erreichbar ist und ob die Anbieter diese Nummer haben.
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6. Einzelne Bausteine buchbar
Manchmal fehlt nur die Bar oder nur die Technik. Wenn das nicht geht, zahlt ihr für Koordination, die ihr nicht braucht.
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7. Umgang mit dem Fehlerfall
Fragt, was beim letzten Mal schiefging und wie es gelöst wurde. Wer nur schöne Geschichten erzählt, hat entweder wenig gemacht oder wenig gelernt.
Schickt uns Anlass, Personenzahl und Wunschtermin. Die Angebote der Anbieter liegen danach nebeneinander im Kundenbereich, dazu ein gemeinsamer Ablaufplan.
Sechs Fragen, die viel verraten
Zusammen dauern die sechs keine zehn Minuten und trennen Erfahrung von Vertriebstext.
Was war euer letztes Event in dieser Größe
Die Antwort zeigt, ob eure Größenordnung Alltag ist oder Ausnahme.
Wer ist am Eventtag erreichbar
Und ist das dieselbe Person, die jetzt spricht. Ob sie im Raum steht oder am Telefon sitzt, ist zweitrangig; die Anbieter müssen ihre Nummer haben.
Was passiert bei Regen oder Ausfall
Wer keinen zweiten Plan nennen kann, hat keinen.
Wie wird gerechnet
Je Gast, pauschal oder je Posten — das entscheidet, ob ihr kürzen könnt.
Wie läuft die Location-Suche
Und wird vorher geprüft, ob Küche, Strom und Sperrzeit zum Programm passen.
Bis wann steht das Angebot
Eine Zusage mit Datum ist der erste belastbare Test.
Acht Faktoren, die den Umfang bestimmen
Es gibt keinen Pauschalpreis für ein Firmenfest. Es gibt aber acht Größen, die den Aufwand nach oben oder unten ziehen.
| Faktor | Was ihn nach oben zieht | Was ihn senkt |
|---|---|---|
| Gästezahl | sehr kleine Runden mit vollem Aufbau und Gruppen über 150 | mittlere Größen, bei denen Aufbau und Personal ausgelastet sind |
| Art des Essens | mehrgängiges Menü am Platz, Livestationen mit eigenen Köchen | Buffet oder eine Grillstation mit Selbstbedienung |
| Getränke | Cocktailbar mit mehreren Barplätzen | Bier, Wein und alkoholfreie Getränke in Selbstbedienung |
| Musik | Band mit mehreren Musikern, Sonderauftritte | Anlage mit eigener Musik oder ein Auflegender |
| Saison und Wochentag | Dezember, Mai bis Juli, Samstage, Feiertage | Januar bis März, November, Wochentage |
| Ort | Fläche ohne Strom, Küche und Sanitär, weite Anfahrt | eigenes Gelände oder Haus mit Küche und Technik |
| Personal | Service am Platz, Eventleitung, Sicherheitsdienst | Ausgabe am Buffet, kurze Veranstaltungsdauer |
| Technik | Bühne, Bildwand, aufwendiges Licht, Übertragung | Ton und Mikrofon für Ansprachen |
Konkrete Beträge stehen hier keine, weil jede Kombination anders rechnet. Fragt im Angebot eine Aufstellung je Posten ab, dann seht ihr, was ein Streichen oder Ergänzen ausmacht.
Technikcheck vor dem Einlass
Aufbau am Vormittag
Später Abend
Selbst organisieren oder planen lassen
Beides ist ein gangbarer Weg. Der Unterschied liegt weniger im Ergebnis als darin, wo die Arbeit anfällt und wer sie am Eventtag macht.
Selbst organisieren
Fünf Anbieter anfragen, fünf Angebote in fünf Formaten vergleichen
Aufbauzeiten und Übergaben selbst aufeinander abstimmen
Am Eventtag als Gastgeber und Koordination gleichzeitig arbeiten
Volle Kontrolle über jede einzelne Entscheidung
Über eine Agentur
Angebote nebeneinander, dazu ein gemeinsamer Ablaufplan
Die Anbieter kennen die Zeiten der anderen, bevor sie anrücken
Am Eventtag haben die Anbieter denselben Ablaufplan vorliegen
Ein zusätzlicher Beteiligter, dem ihr euer Vorhaben erklären müsst
Vergleicht den Ablauf, nicht die Summe
Nennt uns Anlass, Personenzahl und Wunschtermin. Die Anbieter schreiben ihre Posten einzeln aus, und die Zeiten der gebuchten Anbieter stehen im gemeinsamen Ablaufplan — daran lässt sich jede andere Zusage messen.
Vier Sätze, bei denen ihr nachhaken solltet
Keiner dieser Sätze ist für sich ein Ausschlussgrund. Jeder davon ist eine Einladung zur Rückfrage: Was genau wäre die Alternative, und wer entscheidet das wann. Kommt darauf eine konkrete Antwort, ist alles gut. Kommt eine zweite Floskel, wisst ihr genug.
- Das machen wir immer so — ein Standardablauf, der nicht zu eurem Anlass gehört.
- Bei dem Rahmen geht das nicht — ohne einen Vorschlag, was stattdessen ginge.
- Schickt das Briefing per Mail, wir melden uns — ohne ein Gespräch dazwischen.
- Das klären wir dann vor Ort — bei Strom, Zufahrt oder Sperrzeit ist das zu spät.
Wie viele Agenturen vergleichen
Als Faustregel reichen zwei bis drei. Mehr macht die Auswahl unübersichtlich, weniger gibt keinen Vergleichspunkt. Achtet dabei auf den Ablaufplan, nicht nur auf die Summe.
Was wir machen, im Überblick →Vier bis zwölf Wochen sind der übliche Rahmen
Für einfache Formate reichen vier bis acht Wochen. Für Dezember und die Sommermonate plant ihr acht bis zwölf Wochen ein, weil Räume und Küchen dann früh vergeben sind.
Agenturauswahl — nachgefragt
Wie früh sollten wir eine Agentur ansprechen?
Für gängige Formate vier bis acht Wochen vorher. Für den Dezember und für die Monate Mai bis Juli eher acht bis zwölf Wochen, weil Räume, Küchen und Technik dann gleichzeitig gefragt sind. Kurzfristiger geht vieles, dann entscheidet aber die Verfügbarkeit über das Konzept.
Lohnt sich eine Agentur für ein kleines Firmenfest?
Wenn nur eine Kategorie gebraucht wird, selten. Sobald Location, Essen, Technik und Programm zusammenkommen und voneinander abhängen, spart die Koordination mehr Zeit, als sie an Aufwand verursacht. Die Grenze liegt weniger bei der Gästezahl als bei der Zahl der Anbieter, die miteinander reden müssen.
Können wir nur einzelne Leistungen buchen?
Ja. Nur die Bar, nur die Technik oder nur das Programm ist möglich. Das Angebot weist die Posten einzeln aus, damit ihr sehen könnt, was das jeweils ausmacht.
Woran erkennen wir ein belastbares Angebot?
An drei Dingen: einzeln ausgewiesene Posten, ein Ablaufplan mit Uhrzeiten und klar benannte Fristen für Absage und endgültige Gästezahl. Fehlt eines davon, fragt nach, bevor ihr vergleicht. Ein Angebot ohne Ablaufplan ist eine Preisliste, und Preislisten lassen sich nur der Höhe nach vergleichen, nicht der Sache nach.
Was ist mit Zusatzkosten, die später auftauchen?
Die häufigsten Nachträge entstehen an drei Stellen: mehr Gäste als gemeldet, längere Dauer am Abend und Technik, die erst vor Ort dazukommt. Alle drei lassen sich vorher als Spanne festhalten. Fragt danach schon beim ersten Angebot, nicht erst in der Woche vor dem Termin.
Vermittelt ihr auch außerhalb von München?
Ja, deutschlandweit. Für Firmen in Augsburg, Rosenheim oder Hamburg gelten dieselben Abläufe, nur Anfahrt und Aufbauzeiten kommen anders in die Rechnung. Die Städte mit eigener Seite stehen unter Smavendo in ganz Deutschland.
Wie fangen wir konkret an?
Mit drei Angaben: Anlass, ungefähre Personenzahl, Wunschtermin. Daraus entsteht eine Anfrage; was bis zum Ende eurer Frist hereinkommt, seht ihr im Kundenbereich. Der Weg dorthin steht unter Event planen, fertige Abläufe zum Ansehen unter Beispiel-Konzepte.
Wer die sieben Kriterien vorher durchgeht, führt das Erstgespräch deutlich kürzer. Alle Beiträge der Gruppe stehen im Ratgeber.
Anfragen, vergleichen und entscheiden
Smavendo fragt passende Anbieter an und begleitet eure Planung bis zum Event.
Kostenlos und unverbindlich
Für euch als Kunden kostet die Anfrage nichts. Ihr bekommt die Angebote, vergleicht sie und entscheidet frei — auch dagegen.
Ihr setzt die Rückmeldefrist
Wir melden uns mit einem Vorschlag, einer Rückfrage oder einer Absage. Voreingestellt sind 24 Stunden; im ausführlichen Formular könnt ihr auch 48 oder 72 Stunden oder eine Woche wählen. Gezählt wird ab der nächsten vollen Stunde. Sonntage und bundesweite Feiertage zählen nicht mit.
Eine Checkliste führt durch die Anfrage
Der Wähler geht Kategorie für Kategorie durch, dazu Datum, Ort und Gästezahl. So fehlt am Ende nichts, was die Anbieter für ein belastbares Angebot brauchen.
Angebote nebeneinander vergleichen
Gleiche Anfrage, gleiche Angaben, klare Unterschiede. Ihr seht die Vorschläge mit Leistungsumfang und Zeiten im Kundenbereich.
Persönliche Beratung
Der Inhaber kommt aus Bar, Catering und Teamevents. Wir helfen euch, offene Fragen zum Angebot und zum Ablauf mit den Anbietern zu klären.
Nur verifizierte Bewertungen
Bewerten kann, wer über Smavendo gebucht und die Leistung abgerechnet hat. Sterne ohne Vorgang dahinter gibt es hier nicht.
Ein Wähler über alle Kategorien
Drei Schritte, etwa zwei Minuten. Sechs Spalten nebeneinander — Essen, Trinken, Musik und Show, Bild und Ton, Raum und Ausstattung, Personal. Ihr klickt zusammen, was infrage kommt, und schreibt es einmal statt achtmal.
Eure Kurzanfrage ist angekommen
Die Bestätigung mit eurem persönlichen Anmeldelink kommt per E-Mail. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden ab der nächsten vollen Stunde; Sonntage und bundesweite Feiertage zählen nicht mit.
Zu eurem Event